Está previsto, por tanto, que el futuro Reglamento amplíe su ámbito de aplicación a los ficheros no automatizados y delimite las medidas de seguridad correspondientes. Esto parece hacerse evidente con las disposiciones incluidas en el Proyecto de Reglamento. Así, dicho Proyecto incluye una definición específica de los ficheros no automatizados siguiendo las consideraciones de la Directiva 95/46/CE (Considerandos 15 y 27). De este modo, según el proyecto de Reglamento, un fichero manual es “un conjunto de datos de carácter personal que esté organizado de forma no automatizada y estructurado conforme a criterios específicos relativos a personas físicas, que permitan acceder sin esfuerzos desproporcionados a sus datos personales, pudiendo ser centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica”.

En cuanto a las medidas de seguridad aplicables a estos ficheros, el proyecto adolece de una cierta concreción. Así, establece una serie de medidas comunes a los dos tipos de ficheros (automatizados y no automatizados) y por otra, articula otras específicas para los ficheros manuales pero sin concretar ni desarrollar como lo hace con los ficheros automatizados.

Las medidas de seguridad de nivel básico incluyen: determinación de los criterios de archivo para garantizar la correcta conservación de los documentos, su localización y consulta y medidas relativas a los dispositivos de almacenamiento y custodia de los soportes. Como se ha comentado, no se trata de medidas concretas sino de criterios de actuación para garantizar la seguridad de los datos.

En cuanto a las medidas de seguridad de nivel medio y alto se incluyen: la designación de uno o varios responsables de seguridad, la realización de auditorías, el control del acceso físico, control de copias o reproducciones, control de los accesos por el personal, y medidas de seguridad para impedir la manipulación o acceso de la información durante su traslado. Algunas de éstas son de difícil aplicación, pero el tiempo dirá si el reglamento ha servido para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal.

FUENTE: NUEVA GESTIÓN

Fdo: Ana Sayas
Asesora Jurídica Navadat